在 ATPM 裡面，有三個角色PM, QA , Dev，再加上一個 Supervisor 的角色，以重要性來說 PM(Project Manager) 佔了 3成以上。原因很簡單，傳統產業做啥組織再造，數位轉型裡面，真正的難點都是在 “理解效益” , “梳理需求跟工作流程” ，而這些都是面對人的工作，也幾乎都是 PM 的工作。

在我的實作上，理解效益 AI 幫不了忙，但是梳理需求跟工作流程幫助很大

理解效益

先說理解效益，這個 AI 幫不了忙。

數位轉型的專案 ，身為一個做雲的前員工，我很清楚，通常最大的難處是在 「甲方搞不清楚轉型效益在哪邊」，以及「乙方通常都是賣工具」，簡單來說，甲方通常老闆一句話，”我們要轉型”，所以找廠商來訪談報價

但是實際上他不知道要幹麻，也無法量化成效。甲方的 contact window只能揣摩上意 (這裡不是貶義，很多時候會向上管理的 contact window才能做成案子) ，然後找一些可能符合老闆心意的方向走下去。

乙方其實不缺能手，很多顧問都是很有經驗的，只是以業態來說，純諮詢的公司很難活下去，所以通常厲害的顧問都是被「科技工具」的廠商雇用的，所以到最後方案都會搭配售賣科技工具，而非100% 的符合甲方的需求，乙方也不見得會 100% 同意。

對我來說，當我是乙方 PM 時，我會花很長的時間由上而下去理解甲方的需求，甚至等到開案到一半，很多時候還是跟甲方 contact 聊天，為的就是做好「理解」甲方的 hidden agenda，不得不說，這個習慣可能是我被幾個重點客戶指定我當 PM 的關鍵，因為我”懂事” …..

還記得 2022 ，我被中國某世界級手機廠指明要我 travel 去上海當 PM 當半年，不准我請假….因為我理解甲方老大在組織政治上的 hidden agenda , 所以換不了 PM

有點偏題我先在這邊停著。

但是上面講的梳理甲方效益跟 理解Hidden Agent 辨別才是 AI 時代人跟 AI 最大的不同。

梳理需求跟工作流程

在AI 時代，AI 的確有超級多地方可以在幫到 PM ，像是會議/電話記錄，流程數位化，紙本資訊數位化，還有專案文件撰寫

會議跟電話紀錄

這是現在我最常用的會議錄音硬體，我有一個 Plaud Note 錄音筆貼在 iPhone 後面，隨時隨地可以錄音，並且一鍵上傳 APP 然後語音轉文字，丟到 AI 去做總結，還可以自訂提示詞塞很多 RAG 進去，AI時代的完美產品設計的一個案例

流程數位化

在這邊傳統產業都有一個最大問題，流程知識跟經驗存在前線人員腦中，並非數位文檔中。所以這裡遇到的困難通常是「如何讓前線的人信任你，教你這些流程」，所以先搞人才能搞事。要怎麼讓人開口有很多訣竅的，但是最佳解就是

  1. 讓他們知道你不是來取代他們的，你是來幫他們的
  2. 不要帶批評的語氣去看奇怪的流程，東西凡存在就是有過去的原因
  3. 第一時間到現場，挽起袖子幫忙對方永遠是獲取信任的最佳解

我還有很多技巧就不展開了，總之我艾立前團隊是這方面的高手(因為不怕去現場做事）。

當你可以獲取現場的信任後，下一步就是如何快速將訪談資料記錄下來。在傳統產業，很多時候你的訪談場景很粗放，連電腦都無法放置，一張紙筆就上了。上面這張圖就是在堆高機上討論事情。

這個時候，我會帶著錄音筆 + 紙筆，錄音筆用來做逐字稿，紙筆畫流程圖後，整張圖丟給 GPT 改畫成 Mermaid 的 Code ，最後用 Mermaid 產生漂亮的流程圖

選用 Mermaid 的原因很簡單，怕 AI 那個字辨識錯誤，直接修改再請 Mermaid editor 或是 Miro 畫圖即可。

視訊會議訪談

除了現場的訪談以外，一個現在很常見的場景就是視訊會議錄影，這種訪談紀錄很簡單，現在 teams 或是 Google Meet 都一鍵錄影，只是我常看到的議題是，現在 AI 會議記錄都是聲音的逐字稿，但是其實很多時候，很多訪談 50% 以上的資訊是畫面！很多時候逐字稿並沒有太多用，要畫面截圖 + 逐字稿才有意義

遇到這個問題，後來發現市面上也沒啥解決方案，就自己用 cursor 刻了一個 Web APP 叫 V2Note ，目標是將關鍵幀 + 逐字稿產生圖文的會議記錄

這個工具我現在還不知道要怎麼開放會比較好，或許未來一個月會想清楚要怎麼讓大家用，盡請期待。

紙本資訊數位化

另外一件傳統產業在需求收集時常發生的就是資訊在紙本 or PDF 上，這個最常出現就是合約資料了。一般來說，通常合約都有數位檔甲乙方先行溝通，所以拿到數位檔案不是難事。

但是！如果你相信上面說的話，你很可能沒做過「真」數位轉型 ….XD . 因為通常合約都會來來回回數十版，法務的版本控管工作通常也做不好 。實務上，通常我拿到數位合約，這都不是最終版。

記住，只有 PDF 掃描，有公司大小章的合約才是最終版

雖然是掃描圖

但是 2025年了，用 GPT 將這些數位化都不是難事。難的在於驗證 AI 是否判斷正確。這個就很難了，我也沒特別好的解法，通常我會丟到兩個 AI 去交叉比對，但是最後通常人會進來做最後校對，其實人在最後校驗才是最重要

即使說了那麼多問題， AI 還是幫助紙本資訊數位化快了 70% 吧。

拍照截圖資訊數位化

想不到吧，在實務上，很多時候現場資訊是來自拍照 line 傳給我 XD . 所以拍照資訊數位化超級重要，但是這個 AI 很容易翻車，因為很多時候照片拍得唏哩呼嚕的，很多時候拍照人也不是你自己，很難控制品質。

具體來說，只要是手機截圖，現在任何的 AI OCR 都可以很精確的處理（我都用GPT4就是了) , Gemini 很多時候怪怪的。

收集訪談資料不是目的，產生超品質 PRD 才是

雖然有那麼多相關資訊收集手段，但是我們的目標就是做出一個好的 PRD ，這些訪談紀錄只算的上是 RAW Data，我在上一篇已經講了 PRD 的做法跟 format ，以後有時間再講如何從 RAW Data 可以生出有品質的 PRD