這三年來 AI 工具那麼多，但是真正明確改變我的生活軌跡的工具就三個：

  • 網頁 ChatGPT
  • ChatGPT 語音模式
  • Claude Code

但是這週開完 XX 多個專案會議後，我驚覺 NotebookLM 已經加入到我的工具箱。

契機：一個巨大專案的資訊量挑戰

一開始的契機很簡單。

幾週前，我要進去看一個已經做了半年的巨大專案，裡面資訊量龐大到四個 PM 來整理。我問了主 PM：「這個案子目前卡點是啥？」

他講了幾個重點，我記住了，但是不是很了解細節。

剛好那幾天 Gemini 2.5 Pro + NotebookLM + Deep Research 上線，我按下了那個神秘的「生成簡報」。

然後出來一個「知識保真度」(Knowledge Fidelity) 非常高的簡報。

裡面描述的三個卡點跟主 PM 講的一模一樣，而且圖表更加的好懂。

這已經不是 Gamma.app 幫我快速生簡報了。這是一個專業的商業顧問幫我訪談完，提供一個真正的商業 insight。

NotebookLM 成為團隊的標配工具

從此之後，NotebookLM 成了團隊的重要工具。

我們團隊因為有 XX 個專案，每個專案的 context 都差距很大。對我來說，知識管理是巨大的剛需。

現在的做法很簡單：「一個專案 ＝ 一個 NotebookLM」

所有需求、文件、討論脈絡、決策背景，包含每一次專案會議的 meeting notes 與會議錄音，只要是同一個專案，全部丟進同一個 NotebookLM 裡累積。

採用 NotebookLM 的四個步驟

第 0 步：將所有專案知識都放進來

這對使用 GWS 的我們來說進入門檻低。Google Docs、Google Slides、Google Drive 連結直接拖進去就好。

我們的做法是把以下這些東西全部丟進去：

  • PRD 文件
  • 技術架構文件
  • 每週專案會議的 meeting notes
  • 會議錄音檔
  • 客戶需求變更紀錄
  • 關鍵決策的討論串

基本上，任何跟這個專案有關的「知識載體」都進去。一個專案 ＝ 一個 NotebookLM，不混用。

第一步：用簡報模式快速上手

這是讓我驚艷的起點。

點下「生成簡報」之後，NotebookLM 會自動把所有資料消化，產出一個「讓人快速上手專案的圖文大綱」。

這不是那種 AI 瞎掰的 bullet points。它會精準抓出：

  • 專案目標跟範圍
  • 目前進度與里程碑
  • 卡點跟風險
  • 關鍵決策的來龍去脈

新人或主管要了解專案？5 分鐘看完這份簡報就夠了。以前我要花 30 分鐘口頭 brief，現在直接丟連結。

這裡沒辦法展示，我展示我用 NotebookLM 呈現 PostgreSQL 一本書的例子，可以看到一目瞭然 NotebookLM 生成的簡報範例

第二步：有問題直接問

這是日常使用最頻繁的功能。

新人加入、臨時接手、或是我自己忘記某個決策的脈絡時，不用翻文件、不用重問會議結論，直接在 NotebookLM 裡問就好。

實際案例：

  • 「上次客戶說的那個需求變更，最後怎麼決定的？」
  • 「這個功能的技術選型，當初為什麼選 A 不選 B？」
  • 「Q3 的 deliverable 有哪些？目前完成度？」

它會從你丟進去的所有資料裡找答案，而且會告訴你資訊來源是哪份文件。這個「可溯源」很重要，讓你可以再去確認細節。

第三步：原生整合權限系統

這點對企業用戶很關鍵。

NotebookLM 原生整合 Google Workspace 權限系統。你丟進去的 Google Docs，它會沿用原本的權限設定。

這代表：

  • 團隊內分享容易，丟連結就好
  • 敏感文件的權限控管不會被打破
  • 離職人員的權限移除也會同步生效

不用擔心「AI 工具會不會讓機密文件到處跑」的問題。

第四步：語音 Podcast 模式

這是我沒預期到的殺手功能。

NotebookLM 可以把專案知識轉成「兩個主持人對談」的 Podcast 音檔。

聽起來很 gimmick，但實際用起來超實用。我現在開車通勤時，就用這個模式快速切換不同專案、掌握狀態。

以前開車只能聽音樂或 Podcast，現在這段時間可以拿來「聽專案」。一個專案大概 10-15 分鐘聽完，通勤時間直接變成專案 review 時間。

目前的限制

目前最大的限制也很明確：知識還不太好輸出到其他工具，偏封閉。

結論

根據我現在 1X 個正式專案的實際體感經驗，NotebookLM（搭配 Gemini 2.5 Pro）已經是一個非常接近「數位專案經理」的存在。

NotebookLM 的價值不在於「更聰明的 AI」，而在於它讓專案知識第一次具備高知識保真度的形態。

非常的驚艷。

常見問題 Q&A

Q: NotebookLM 免費嗎？

基本功能免費，但有使用量限制。企業版（NotebookLM Plus）月費 $20 美元，適合重度使用者。

Q: 最多可以丟多少資料進去？

每個 Notebook 最多 50 個來源，每個來源最多 500,000 字。對大多數專案來說綽綽有餘。

Q: 會不會有資料外洩風險？

NotebookLM 原生整合 Google Workspace 權限，資料不會用於訓練模型。企業版還有額外的安全保障。

Q: 跟 ChatGPT 上傳文件有什麼差別？

最大差別是「知識保真度」。ChatGPT 會摘要、會遺漏細節；NotebookLM 會忠實呈現原始資料，而且可溯源。

Q: Podcast 功能支援中文嗎？

支援，但目前英文品質較好。中文有時會有奇怪的斷句，但整體可用。

Q: 適合什麼樣的團隊使用？

有多個專案、需要頻繁做知識傳遞、或是有新人 onboarding 需求的團隊最適合。

Q: 我不用 Google Workspace 可以用嗎？

可以，你可以上傳 PDF、複製貼上文字、或輸入網址。但整合度就沒有 GWS 那麼好。